Et comment utiliser la méthode du forum ouvert pour le faire.
Discuter avec ses homologues des problématiques vécues au quotidien afin d’y jeter un nouvel éclairage, tel était l’objectif d’un sommet organisé entre TouriScope et O Stratégies. Toutes deux des entreprises de conseil, elles évoluent en parallèle dans des industries différentes avec des expertises différentes. Elles ne sont pas en compétition directe. Elles ont cependant beaucoup en commun.
L’atelier de trois heures a ainsi été organisé dans le but de profiter de l’intelligence collective du groupe et apprendre les uns des autres. Bien sûr, l’association entre les deux entreprises ne date pas d’hier. Camille Derelle Aubut et Myriane Ouellette se sont connues lors d’une précédente expérience professionnelle et ont fondé leur firme respective en même temps. Elles échangent souvent sur leur réalité, ce qui les aide beaucoup. Leurs entreprises reposent toutes deux sur des valeurs communes telles que le partage, l’écoute et le leadership partagé. C’est donc tout naturellement que leur est venue l’idée de faire se rencontrer leurs équipes pour que tous en bénéficient.
L’équipe de TouriScope souhaite mettre en lumière cette initiative, afin d’inspirer d’autres organisations à y recourir dans le but de stimuler la créativité et l’innovation.
Le forum ouvert
Le format d’atelier retenu pour l’occasion est appelé un « forum ouvert ». C’est une méthodologie de rencontre très flexible qui permet de traiter une thématique complexe en peu de temps. Les participants peuvent y aborder les sujets qui leur tiennent à coeur et prendre leurs responsabilités dans la résolution de problèmes. Même s’il est structuré, on ne sait jamais vraiment ce qu’il va s’y passer. Il est possible de le réaliser en personne ou en virtuel. Voici le déroulé de l’atelier :
1. Le brise-glace
Une première activité brise-glace est nécessaire comme dans tout type de rencontre structurée, afin de se situer pleinement dans le moment présent. C’est d’autant plus important quand tous les participants ne se connaissent pas. Évidemment, il y a plusieurs façons de briser la glace. Par exemple, on peut donner aux participants quelques minutes pour discuter en équipe de deux et ensuite se présenter l’un et l’autre au reste du groupe.
2. Donner le ton à l’atelier
Même si dans un forum ouvert, on laisse les participants décider des sujets qui seront approfondis, il est important de leur donner un cadre. Cela peut se faire par l’entremise d’un thème ou d’une question pour l’exercice. Dans ce cas-ci, la thématique était de faciliter l’échange de bonnes pratiques entre les deux entreprises.
C’est aussi le moment de préciser les règles de fonctionnement pour l’atelier. Le forum ouvert repose sur les principes suivants:
○ Lorsqu’un participant estime qu’il n’apporte plus rien à la discussion ou qu’il n’apprend plus, il est libre de passer à une autre session de travail.
○ Les personnes présentes sont les bonnes personnes. Toutes les interventions sont pertinentes et enrichissent le débat.
○ Ça commence quand ça commence. C'est-à-dire qu’il y a une grande flexibilité dans la gestion du temps et les débats commencent lorsque les participants sont prêts.
○ Quand c’est fini, c’est fini. Une discussion peut se terminer avant la fin du temps imparti. Les participants sont libres de rejoindre une autre session de travail.
○ Ce qui arrive est ce qui devait arriver. Les organisateurs n’interviennent pas dans les discussions et laissent les participants façonner l’activité.
3. Les participants proposent des sujets de discussion
Dans un forum ouvert, il n’y a pas d’ordre du jour établi. Ce sont les participants qui proposent les sujets dont ils veulent discuter et invitent les autres participants à les rejoindre physiquement ou virtuellement dans un espace de réunion. Ainsi, on s’assure que toutes les questions importantes pour les participants seront soulevées. Dans un format d’atelier de trois heures, on peut proposer deux ou trois périodes de discussions avec un temps imparti de 30 ou 45 minutes par exemple. Il faut donc répartir les sujets de discussion par lieux et horaires.
Malgré que chaque organisation ait un contexte qui lui est propre, il est facile d’imaginer une multitude de terrains de réflexion communs. Lors de l’atelier en exemple, il a été question notamment:
○ Du recrutement de candidats en phase avec la culture organisationnelle
○ De la compréhension des besoins des clients
○ De la gestion du temps au quotidien
○ Des techniques et outils de gestion de projets efficace
○ De la communication à l’interne et à l’externe
○ D’apprentissage en contexte de travail, comment le favoriser?
○ etc.
4. Les sessions en atelier de travail
Les participants sont invités à échanger librement. Ceux qui ont proposé un sujet en deviennent “responsables”, entre autres en prenant des notes qui serviront de compte-rendu. Comme tous les participants, ils ont tout de même le droit de quitter cette discussion et d’aller vers une autre, s’ils sentent qu’ils ont obtenu réponse à leur questionnement et préfèrent contribuer à une autre réflexion.
La discussion se termine lorsque tous les participants ont épuisé le sujet. Ceux-ci se dirigent vers les autres espaces de réunion où les discussions sont toujours en cours. Au moment convenu, on passe à la prochaine période de discussion ou au retour en groupe.
5. Le retour en groupe ou la plénière de clôture
Il est important de faire un retour en groupe avec tous les participants, puisque tous n’ont pas participé à tous les échanges. Chacun est invité, s’il le désire, à partager ses impressions et ses apprentissages, les actions concrètes envisagées, etc. Il revient à l’animateur de clore l’atelier et d’inviter les participants à poursuivre la collaboration au-delà de l’activité.
6. Partager les résultats après l’atelier
La prise de notes pendant les ateliers permet de partager ensuite les résultats avec les participants. Cela doit se faire rapidement afin de garder le momentum de l’activité et stimuler l’implication des individus dans la mise en œuvre des solutions identifiées.
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Chez TouriScope, nous croyons que les meilleures idées naissent du changement de perspective. Nous croyons aussi qu’il est important de se donner le temps de prendre un pas de recul et de réfléchir collectivement aux problématiques rencontrées afin de faire émerger des solutions auxquelles on n’aurait pas pensé autrement.
Une plus grande collaboration entre les acteurs touristiques d’un territoire ne peut que pousser tout le monde vers le haut ! Et vous, quels sujets aimeriez-vous éplucher avec vos pairs?
Pour obtenir un peu plus d’information sur cette méthode d’animation d’atelier, consultez cette ressource.
Image à la une : montage réalisé avec Canva.